1633106 การเผยแพร่สารนิเทศด้วยเทคโนโลยีสารนิเทศ
Information Technology Dissemination
with Information Technology Tools
3 (2-2)

บริการสาระสังเขปและดรรชนี (Abstracting and indexing services)

บริการสาระสังเขปและดรรชนี เป็นบริการที่ช่วยให้ผู้อ่านได้ใช้สารนิเทศ หรือเอกสาร ได้โดยประหยัดเวลา เนื่องจาก วิชาการแขนงต่าง ๆ โดยเฉพาะทางวิทยาศาสตร์ การแพทย์ เทคโนโลยี เป็นต้น ได้มีความก้าวหน้าอย่างไม่หยุดยั้ง มีการรายงาน ผลการศึกษา วิจัย ตีพิมพ์ในวารสาร เอกสาร ต่าง ๆ เป็นจำนวนมากมายเกินกว่าที่ห้องสมุดจะจัดหา และทำดรรชนีช่วยค้นขึ้น เพื่อให้ผู้ อ่านได้ใช้เป็นแนวทางพิจารณาว่าเรื่องเหล่านี้ตรงกับเรื่องที่อยู่ในความสนใจหรือไม่ และ ต้องการกลับไปอ่านต้นฉบับเดิมหรือไม่ (นงลักษณ์ ไม่หน่ายกิจ 2526 : 20) การให้บริการโดยจัดทำสาระสังเขปจึงเป็นการให้บริการความรู้ที่สำคัญโดยการย่อ และให้ห้อง สมุดหรือศูนย์สารนิเทศเป็นผู้จัดทำบัตรสาระสังเขปรูปแบบต่างๆ เช่น บัตร ใบบันทึก เป็นต้น

การจัดทำสาระสังเขปจะก่อให้เกิดประโยชน์แก่ผู้ใช้สารนิเทศ ดังนี้ คือ

1. ช่วยให้ผู้ค้นคว้าวิจัยสามารถคัดเลือกข้อเขียนต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว โดยชั้นแรกอาจไม่ต้องตรวจดูข้อเขียนฉบับเดิม โดยเฉพาะบทความในวารสาร ข่าวในหน้าหนังสือพิมพ์ ปัจจุบันได้รับการพิมพ์ พิมพ์เผยแพร่ออกมามากมาย การทำสาระสังเขป ช่วยประหยัดแรงงานของผู้อ่านได้มาก
2. ช่วยให้ผู้ต้องการข้อมูลสำคัญ ๆ ที่มีอยู่ในข้อเขียนต่าง ๆ สามารถค้นหาข้อมูลดังกล่าวได้โดยสะดวกและรวดเร็ว

หลักการเขียนสาระสังเขป

หลักการเขียนสาระสังเขปขึ้นใช้เองในห้องสมุดและศูนย์สารนิเทศ อาจดำเนิน การเขียนได้ดังต่อไปนี้
1. อ่านบทความหรือข้อเขียนนั้นโดยตลอด 2-3 ครั้ง เพื่อจับใจความสำคัญของเรื่องได้โดยตลอดและครบถ้วน
2. เขียนให้ข้อมูลถูกต้อง ตรงกับงานชิ้นเดิม
3. เขียนด้วยประโยคง่าย ๆ ไม่คลุมเครือ กระทัดรัด
4. เก็บใจความสำคัญของเรื่องได้ครบทุกจุด
5. เรียงลำดับเนื้อหาตามลำดับงานชิ้นเดิม
6.เสนอความคิดเห็นของผู้เขียนเดิมให้มากที่สุด ไม่มีการวิจารณ์เนื้อหาสาระ ของข้อเขียนเดิมโดยเด็ดขาด
7. การใช้คำศัพท์ ควรใช้คำศัพท์ต่าง ๆ เหมือนเดิม ถ้ามีคำศัพท์ควรอธิบายคำศัพท์ไว้ด้วย
8. ขนาดความยาวของสาระสังเขป โดยปกติจะมีขนาด 1/20 ของงานชิ้นเดิม แต่บางเรื่องก็อาจมีความยาวถึง 1/4 ของข้อเขียนเดิม

ตัวอย่าง
การจัดทำสาระสังเขปข่าวจากหนังสือพิมพ์

สำนักวิทยบริการ สถาบันราชภัฏกาญจนบุรี
ใบสรุปสาระสังเขปข่าว
เดือน มกราคม พ.ศ. 2527
หัวเรื่อง มาลาเรีย

วัน เดือน ปี	สาระสังเขปข่าว	แหล่งที่มา	หน้า	หมายเหตุ
31 มกราคม 2527	มาลาเรียระบาดที่จันทบุรี เกิดโรคมาลาเรียระบาดที่จันทบุรี มีลักษณะดื้อยา กระทรวงมหาดไทย ต้องขอให้กระทรวงสาธารณสุขกับ สภากาชาดไทยส่งแพทย์ไปช่วยด่วน นายคำรณ บุญเชิด ผู้อำนวยการ กองกลาง สำนักปลัดกระทรวงมหาดไทย แถลงแก่ผู้สื่อข่าวที่กระทรวงมหาดไทย เมื่อเวลา 14.00 น. วันที่ 30 มค. นี้ว่า นายบุญนาค สายสว่าง ผู้ว่าราชการจังหวัดจันทบุรี รายงานด่วน มายังกระทรวงมหาดไทยว่า ได้เกิด โรคมาลาเรียระบาดในบริเวณอำเภอโป่งน้ำร้อน จ.จันทบุรี ติดต่อกับประเทศ กัมพูชาค่อนข้างสูง และจากการตรวจ พบว่าเป็นเชื้อไข้มาลาเรียที่มี ลักษณะดื้อยา เกิดอาการแทรกซ้อนได้ง่าย และเรื้อรัง นายคำรณ กล่าวว่า พร้อมกันนี้ นายเจริญกิจ ณ สงขลา รองปลัด กระทรวงมหาดไทย ได้วิทยุด่วนถึง ผู้ว่าราชการจังหวัดชายแดนด้านกัมพูชา 7 จังหวัด ซึ่งได้แก่ อุบลราชธานี –ศรีสะเกษ สุรินทร์ บุรีรัมย์ ปราจีนบุรี จันทบุรี และตราด เพื่อทราบข้อมูล –เกี่ยวกับการป้องกันและปราบปราม โรคมาลาเรียในบริเวณชายแดน ตลอดจนขีดความสามารถในการ ดำเนินงานของจังหวัดและความต้องการ ที่จะขอสนับสนุนจากส่วนกลาง โดยให้ รายงานให้กระทรวงมหาดไทยทราบได้ โดยด่วน เพื่อจะได้พิจารณาช่วยเหลือ โดยด่วนต่อไป ผู้บันทึก น.ส.ธิดารัตน์ จุลพล	เดลิมิเรอร์	1,2	-

การให้บริการสาระสังเขป เป็นบริการสารนิเทศที่ดีที่สะดวกต่อผู้ใช้บริการ ในการจัดทำสาระสังเขปเพื่อสนองความต้องการของผู้ใช้ จึงควรพิจารณาอย่างรอบคอบใน เรื่องคุณภาพของการจัดทำสาระสังเขป บรรณารักษ์หรือนักสารนิเทศควรพิจารณาคุณภาพ ของสาระสังเขป (รุ้งฟ้า ฐิโณทัย 2524 : 40-41) ดังต่อไปนี้ คือ

1. บริการสาระสังเขปที่ดีจะต้องมีการจัดทำสาระสังเขปในสาขาของตนไว้ได้ ครบถ้วน ในกรณีที่มีข้อบกพร่องเกี่ยวกับความครบถ้วน ของการจัดทำ จะต้องพิจารณาว่าเป็น ความผิดพลาดจากการพลั้งเผลอ หรือเป็นเจตนา เพราะต้องจำกัดทางเศรษฐกิจโดยดู จากกฎหรือระเบียบการในการจัดทำสาระสังเขปของบริการสาระสังเขปต่าง ๆ
2.ความน่าเชื่อถือในการนำเสนอสาระสังเขป พิจารณาได้จากผู้ทำสาระสังเขป ผู้ทำที่มีประสบการณ์ในการจัดทำเป็นเวลานาน มากเพียงใด ความน่าเชื่อถือของสาระสังเขปย่อมมีมากขึ้นเช่นเดียวกัน
3. การอำนวยความสะดวกและความรวดเร็วในการค้นสาระสังเขปที่ต้องการ พิจารณาได้จากการจัดทำดรรชนีประเภทต่างๆ เช่น ดรรชนีผู้แต่ง ดรรชนีหัวข้อวิชาดรรชนีพิเศษ ทั้งในรูปเล่มของสิ่งพิมพ์หรือการเรียกใช้จากคอมพิวเตอร์ การสืบค้นเรื่องที่ ต้องการได้ครบถ้วนและรวดเร็วขึ้นอยู่กับการจัดทำดรรชนีดังกล่าว
4.ความน่าเชื่อถือของหน่วยงานที่จัดทำ สาระสังเขปที่ดีมักจะเป็นผลงานของหน่วยงานที่มีชื่อเสียงในสาขาวิชาต่างๆ ซึ่งมีส่วนสัมพันธ์ถึงความแพร่หลายของสิ่งพิมพ์ ตลอดจนชื่อเสียงของฝ่ายบรรณาธิการและผู้ทำสาระสังเขป
5.การปรับปรุงแก้ไขระบบการจัดหมวดหมู่ ตามสาขาวิชาที่อยู่ในขอบเขตของบริการสาระสังเขป ชี้ให้เห็นความทันสมัยของบริการ การปรับปรุงแก้ไขระบบการจัด หมวดหมู่ เมื่อถึงเวลาอันควรเป็นสิ่งที่ดี แต่ถ้าเปลี่ยนบ่อยเกินไป ผู้ใช้บริการจะสับสน และ เป็นการสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
6.ความกระทัดรัดและการจัดลำดับส่วนต่าง ๆ ของสาระสังเขป เป็นสิ่งที่จะจูงใจผู้ใช้บริการและสร้างความพอใจแก่ผู้ใช้ไม่เท่ากัน ผู้ใช้บริการจำนวนไม่น้อยชอบสาระสังเขปที่คัดเลือกข้อความมาอย่างดี และให้รายละเอียดทางบรรณานุกรมของเอกสารต้นฉบับ ไว้ตอนท้ายมากกว่าสาระสังเขปที่เริ่มต้นด้วยชื่อเรื่อง หรือส่วนอื่นๆ ที่ปรากฎในรายละเอียดทางบรรณานุกรมจากเอกสารต้นฉบับ ส่วนความกระทัดรัดนั้น วัดได้จากการแก้ไขปรับปรุงต้นฉบับหลายๆครั้งแล้วเปรียบเทียบความยาวของแต่ละครั้ง ถ้าสั้นเกินไปก็อาจจะ ขาดข้อความที่สำคัญ นอกจากนี้ ขนาดและลักษณะของตัวพิมพ์ ก็เป็นสิ่งที่ทำให้สาระสังเขปมีคุณภาพเช่นเดียวกัน

หน้าสารบัญ