ลักษณะของดรรชนีอาจมีรูปแบบต่างๆกันเช่น ดรรชนีท้ายเล่มหนังสือ ดรรชนี บทความวารสาร ดรรชนีของรายงาน ดรรชนีสาระสังเขป ดรรชนีหนังสือรวมงาน ดรรชนี
หนังสือแผนที่ ตลอดจนดรรชนีเอกสาร สารสนเทศต่าง ๆ
โดยทั่วไป ดรรชนีจะประกอบด้วย คำหรือกลุ่มของคำที่เรียกว่า หัวเรื่อง (Headings) และอาจมีหัวเรื่องรอง (Subheadings) ติดตามมาด้วยก็ได้
ประเภทของดรรชนี
วิธีการจัดทำดรรชนี อาจแบ่งได้เป็น 5 ประเภท (วลัยพร เหมะรัชตะ 2528:63-73) ดังต่อไปนี้ คือ
- 1. ดรรชนีแบบตัวเรื่อง (Controlled Vocabulary Index) เป็นดรรชนีที่กำหนดคำหรือวลีใช้เป็นหัวเรื่องของการจัดทำดรรชนี
โดยใช้หัวเรื่องจากหนังสือหัวเรื่องที่เป็นมาตรฐานสากลอยู่แล้วเช่นSear's List of Subject Headings หรือ Library of Congress List of Subject Headings เป็นต้น
การจัดทำดรรชนี
- 2. ดรรชนีประเภทแบบฉบับ (Conventional Index) หมายถึง การให้ดรรชนีหัวเรื่องที่เป็นแบบฉบับ แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ
- 2.1 ดรรชนีหัวเรื่องเรียงตามลำดับอักษร (Alphabetical Subject Index) คือ ดรรชนีหัวเรื่องที่จัดเรื่องตามลำดับตัวอักษร เป็นหลัก
เป็นการจัดทำดรรชนีที่ไม่มีโครงสร้างตายตัว สามารถยืดหยุ่นได้ ดรรชนีประเภทนี้เทียบได้กับสมุดโทรศัพท๎ที่เป็นดรรชนีชื่อ (Name Index) หรือดรรชนีที่อยู่ท้ายเล่มของหนังสือ
ซึ่งมักจัดทำเป็นดรรชนีผู้แต่ง ดรรชนีชื่อเรื่อง และดรรชนีเรื่อง
- 2.2 ดรรชนีเรียงตามหมวดหมู่ตามลำดับขั้น (Hierachically Classified Index) คือดรรชนีหัวเรื่องที่จัดแยกเป็นหมวดหมู่ และจัดเรียงตามลำดับขั้น ดรรชนีประเภทนี้
สาขาวิชาความรู้จะถูกนำมาจัดแยกเป็นหมวดหมู่ และจัดเรียงตามลำดับขั้นความสัม
พันธ์ที่เกี่ยวข้องกันโดยกำหนดเป็นหัวเรื่องใหญ่ หัวเรื่องรอง หัวเรื่องย่อย ตามลำดับลดหลั่นกัน ทำนองเดียวกับการจัดหมวดหมู่ หนังสือระบบทศนิยมของดิวอี้
- 2.3ดรรชนีเรียงตามหมวดหมู่ตามลำดับตัวอักษร(Alphabetico-Classified Index)เป็นดรรชนีที่จัดหมวดหมู่และเรียงตามลำดับ
อักษรดรรชนีประเภทนี้จะจัดเรียงรายการตามหัวเรื่องในหมวดใหญ่ และหมวดหมู่ย่อยเฉพาะลงไป และในแต่ละหมวดหมู่จะจัดเรียง
ตามลำดับตัวอักษรอีกทีหนึ่ง
- 3. ดรรชนีประเภทผสมคำ (Coordinate Index) หมายถึง ดรรชนีที่นำเอาคำมารวมกันเพื่อใช้เป็นหัวเรื่องคำที่นำมารวมกัน อาจมีคำตั้งแต่2คำขึ้นไปหรือมากกว่านั้น
เพื่อให้ได้คำใหม่หรือหัวเรื่องใหม่ ซึ่งจะมีความหมายต่างไปจากคำเดิม
- 4. ดรรชนีชื่อเรื่อง (Keyword From Title Index) เป็นดรรชนีที่จัดทำขึ้นตามเทคโนโลยีสารนิเทศที่เปลี่ยนไป
โดยการนำคำสำคัญจากชื่อเรื่องของเอกสารมาทำดรรชนีโดยใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำ แบบของดรรชนีประเภทนี้ที่รู้จักกันดี คือ KWIC
(Key-Word-in-Context) Index และ KWOC (Key-Word-out-of-Context) Index การให้ดรรชนีแบบ KWIC มีกำเนิดมาจาก แอนเดรืย เครสตาโดโร ( Andria Crestadoro ) เมื่อ
ค.ศ.1864 โดยใช้ชื่อว่า Keyword in titles สำหรับจัดทำบัตรรายการหนังสือในห้องสมุดประชาชน แมนเซสเตอร์ หลังจากนั้นได้นำมาใช้กับคอมพิวเตอร์ โดย เอ็ช พี ลันน์ (H.P. Luhn)
การให้ดรรชนีแบบ KWIC นั้น คอมพิวเตอร์จะ
รวบรวมชื่อเรื่องไว้ ดังนั้นคำสำคัญแต่ละคำจะปรากฎอยู่ที่ส่วนกลางของคอลัมน์หรือหน้ากระดาษตามลำดับตัวอักษรส่วนดรรชนี ในระบบKWOC ( Keyword-out-of - context)
คำสำคัญจะปรากฎที่ขอบหน้ากระดาษ หรือในแบบฟอร์มของการให้หัวเรื่องในบัตร (Bakewell 1978 : 163)
- 5. ดรรชนีอ้างอิง (Citation Index) หมายถึง การทำดรรชนีแบบยึดรายการอ้างอิงท้ายเอกสารเป็นหลัก
และเป็นดรรชนีอีกประเภทหนึ่งที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำเป็นระบบการจัดทำดรรชนีแบบใหม่ที่มุ่งในการปรับปรุง ข้อบกพร่องของการทำดรรชนีแบบเก่า
เพราะไม่ต้องอาศัยนักวิชาการเฉพาะสาขาวิชามาช่วยในการจัดทำดรรชนี
ตัวอย่าง
การจัดพิมพ์ดรรชนีท้ายเล่มหนังสือ (Stair 1984 : 599) เพื่อค้นสารนิเทศที่ตีพิมพ์ในหน้าหนังสือชื่อ Principles of Data Processing : Concepts, Application and Cases.
INDEX
A
Abacus, 72-73
Accounting systems central processing,111-12
accounts receivable and computer systems,459-60
payable, 56,349
computerized systems,367-68
general ledger,351
program and application inventory control,350-51
development,291-92
invoicing,348-49
programming design,341-43
payroll,349
programming languages,271
Accumulator register,97
programming tools,312-14
Action statements, 307 566-67
Ada,programming language,
special purpose hardware,201 261-62,475
storage devices,151
Address,98
systems analysis and design,394
Address register,97
systems and processing
Aiken,Howard H.,79
environment,67-68
ALGOL,332
Alphanumeric terminal, Institute (ANSI),252 168
Analog computer,24
Altair,microcomputer,84
Analysis and design,software,279-
American Airlines,82 80
American Express Analysis,systems
careers in data process data analysis,376-77
data collection,374-76
สื่อสารนิเทศทวีจำนวนปริมาณการผลิตเพื่อการใช้ประโยชน์มากเท่าใด การจัดทำดรรชนีจะเป็นตัวกลางที่มีบทบาทต่อการควบคุม การค้นหาสารนิเทศที่ผู้ใช้สารนิเทศต้องการได้
เป็นการประหยัดเวลาของผู้ใช้ ผู้ที่มีบทบาทสำคัญในการจัดทำดรรชนี คือ นักสารนิเทศเฉพาะ
วิชาในสาขาต่างๆ ซึ่งเรียกว่า ผู้ทำดรรชนี (Indexer) เป็นผู้รับผิดชอบในการจัดทำดรรชนี เพื่ออำนวยประโยชน์ในการค้นสารนิเทศ ได้อย่างรวดเร็ว
หน้าสารบัญ
