1631101 ความรู้เบื้องต้นทางบรรณารักษศาสตร์และสารนิเทศศาสตร์
Introduction to Library and Information Science
2 (2 - 0)

แนวทางการสร้างหัวเรื่องเฉพาะกับเอกสารข้อมูล

เอกสารข้อมูลในศูนย์สารนิเทศต่างๆล้วนแต่มีลักษณะเจาะจงลงไปแต่ละเรื่องมีเนื้อหาโดยเฉพาะด้าน การให้หัวเรื่องทั่วไป ในบางครั้ง จึงไม่สะดวกต่อการสืบหาข้อมูล นักเอกสารสนเทศอาจดำเนินการสร้างหัวเรื่องเฉพาะวิชา ดังตัวอย่างศูนย์ข้อมูลวิชา บรรณารักษศาสตร์และสารนิเทศศาสตร์ที่มีเอกสารเฉพาะวิชาบรรณารักษศาสตร์ อาจดำเนินการสร้างหัวเรื่องเฉพาะในขอบเขตเอกสาร ข้อมูลเรื่อง"ประเภทของห้องสมุด" ดังต่อไปนี้

1. ศึกษาโครงสร้างของหัวเรื่องที่ใช้

นักเอกสารสนเทศจะต้องศึกษาคำที่ใช้เป็นหัวเรื่อง โดยเปรียบเทียบกับคำที่ ปรากฎในพจนานุกรม ในหนังสือหัวเรื่องโดยทั่ว ๆ ไปว่าใช้หัวเรื่องอย่างไร จากนั้นให้ศึกษาโครงสร้างของคำ อาจจะเป็นหัวเรื่องของคำดังกล่าวว่ามีขอบเขตกว้างหรือแคบเพียงใดดัง ตัวอย่างประเภทของคำว่า "ห้องสมุด" ดังต่อไปนี้

ตัวอย่างที่ 1 โครงสร้างของประเภทของห้องสมุดในประเทศไทย

ในการจัดทำโครงสร้างศึกษาถึงหัวข้อเรื่องที่กำลังพิจารณา นักเอกสารสนเทศ หรือบรรณารักษ์จำเป็นจะต้องมีความรู้ ในเรื่องนั้นอย่างลึกซึ้ง ต้องกำหนดขอบเขตให้เฉพาะเจาะจง โดยพิจารณาดูหัวเรื่องจากหนังสือหัวเรื่องอื่น ๆ ประกอบ ดัวตัวอย่าง โครงสร้างของประเภทของห้องสมุดในประเทศ มีการจัดเป็น 4 ประเภท ตามความเป็นจริงของสภาพข้อมูลที่ปรากฎ ทั้ง ๆ ที่ตำราเรียนทางบรรณารักษศาสตร์ได้กำหนดเป็นอย่างอื่น การพิจารณาโครงสร้างของคำที่จะใช้ในการควบคุมเอกสารเพื่อกำหนด เป็นหัวเรื่องเฉพาะจึงต้องกระทำอย่างรอบคอบและสมบูรณ์ที่สุด

2. เรียบเรียงหัวเรื่องตามลำดับประเภทของโครงสร้าง

เมื่อได้ศึกษาโครงสร้างของคำ ควรจะต้องเกี่ยวข้องในเรื่องอะไร แล้ววิธีการต่อมาคือ การนำคำที่ปรากฎในโครงสร้างทั้งหมด มาเรียงตามลำดับตามประเภท โดย เรียงลำดับจากสายการแบ่งชั้นตามโครงสร้าง

ตัวอย่างที่ 2 การเรียงลำดับประเภทของห้องสมุดตามโครงสร้างที่ปรากฎ

ห้องสมุด
ห้องสมุดประชาชน
ห้องสมุดประชาชนเมืองหลวง
ห้องสมุดประชาชนภาค
ห้องสมุดประชาชนจังหวัด
ห้องสมุดประชาชนอำเภอ
ห้องสมุดประชาชนตำบล
ที่อ่านหนังสือประจำหมู่บ้าน
ห้องสมุดสถาบันการศึกษา
ห้องสมุดโรงเรียน
ห้องสมุดวิทยาลัย
ห้องสมุดมหาวิทยาลัย
ห้องสมุดเฉพาะ
หอสมุดแห่งชาติ

3. กำหนดรหัสหรือสัญลักษณ์กำกับตามประเภทโครงสร้าง การกำหนดรหัสหรือสัญลักษณ์ เป็นวิธีการจัดหมู่เอกสารเหมือนกับ การจัดหมวดหมู่หนังสือโดยทั่ว ๆ ไปแต่เนื่องจากแต่ละศูนย์เอกสารมีเอกสารเฉพาะเป็นของตนเอง ไม่สามารถใช้รหัส หรือสัญลักษณ์จากระบบอื่น ๆ ได้ จึงอาจมีวิธีการกำหนดรหัสหรือ สัญลักษณ์ขึ้นใช้เอง โดยอาจกำหนดรหัสในรูปตัวอักษรย่อหรือหมายเลข สมมุติว่าประเภทของห้องสมุด เป็นเอกสารที่มีเป็นจำนวนมาก เป็นเรื่องที่ 15 ของเอกสารทั้งหมดในศูนย์ข้อมูลเหล่านี้ บรรณารักษ์อาจกำหนดรหัสด้วยตัวเลขเป็น 15 หรือ ใช้อักษรย่อ ห แล้วทำการแบ่งเลขและอักษรย่อย่อยต่อไปได้อีก

ตัวอย่างที่ 3 กำหนดรหัสประเภทของห้องสมุดแต่ละแห่งเรียงตามประเภทของโครงสร้าง

15 ห้องสมุด
15.1 ห้องสมุดประชาชน
15.11 ห้องสมุดประชาชนเมืองหลวง
15.12 ห้องสมุดประชาชนภาค
15.121 ห้องสมุดประชาชนจังหวัด
15.122 ห้องสมุดประชาชนอำเภอ
15.123 ห้องสมุดประชาชนตำบล
15.124 ที่อ่านหนังสือประจำหมู่บ้าน

15.2 ห้องสมุดสถาบันการศึกษา
15.21 ห้องสมุดโรงเรียน
15.22 ห้องสมุดวิทยาลัย
15.23 ห้องสมุดมหาวิทยาลัย

15.3 ห้องสมุดเฉพาะ
15.4 ห้องสมุดแห่งชาติ

การกำหนดรหัสเอกสารจะเป็นการเตรียมการควบคุมหัวเรื่องที่จะเพิ่มเติมต่อไป ได้ในอนาคต และอำนวยความสะดวกต่อการสืบค้น ทั้งนี้เพราะในการจัดเก็บเอกสารอาจจัดเก็บตามรหัสหมายเลขได้ทันที บางรหัสอาจมีการเว้นหมายเลขเพื่อเผื่อหัวเรื่องที่จะมีมาใน อนาคตอีกก็ได้ ขึ้นอยู่กับการพิจารณาขอบเขตของหัวเรื่องเฉพาะเป็นสำคัญ

4. การเรียงลำดับหัวเรื่องเฉพาะวิชาตามลำดับอักษรและมีรหัสของหัวเรื่องกำกับ การกำหนดรหัสหรือสัญลักษณ์กำกับ ตามลำดับตัวอักษรของประเภทของหัวเรื่องเป็นการอำนวยความสะดวกต่อการค้นหัวเรื่องตามลำดับอักษร ของพยัญชนะ และใน เวลาเดียวกันสามารถทราบรหัสกำกับได้

ตัวอย่างที่ 4 กำหนดรหัสประเภทของห้องสมุดแต่ละแห่งเรียงตามลำดับอักษรของหัวเรื่องเฉพาะ

ที่อ่านหนังสือพิมพ์ประจำหมู่บ้าน 15.124
ห้องสมุด 15
ห้องสมุดเฉพาะ 15.3
ห้องสมุดประชาชน 15.1
ห้องสมุดประชาชนจังหวัด 15.121
ห้องสมุดประชาชนตำบล 15.123
ห้องสมุดประชาชนเมืองหลวง 15.11
ห้องสมุดประชาชนภาค 15.12
ห้องสมุดประชาชนอำเภอ 15.122
ห้องสมุดมหาวิทยาลัย 15.23
ห้องสมุดโรงเรียน 15.21
ห้องสมุดวิทยาลัย 15.22
ห้องสมุดสถาบันการศึกษา 15.2
หอสมุดแห่งชาติ 15.4

การเรียงลำดับหัวเรื่องเฉพาะที่กำหนดขึ้นมาจะอำนวยความสะดวกในการค้นห าหัวเรื่องเฉพาะให้ตรงกับเอกสารที่มีอยู่ได้ อย่างสะดวก พร้อมกับสามารถกำกับรหัสประจำเอกสารได้ทันที

5. การเรียงลำดับหัวเรื่องเฉพสะวิชาตามลำดับอักษรภายใต้ความสัมพันธ์ของหัวเรื่องเฉพาะวิชาคำอื่น ๆ การเรียงลำดับหัวเรื่องเฉพาะวิชาตามลำดับตัวอักษรภายใต้ความสัมพันธ์ของหัวเรื่องเฉพาะวิชา หรือคำศัพท์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง คือ วิธีการขั้นสุดท้ายต่อการจัดพิมพ์บัญชี รายชื่อหัวเรื่องเฉพาะขึ้นใช้เอง และยึดถือเป็นคู่มือสำคัญต่อการสืบค้นข้อมูล หรือให้บริการ ข้อมูลต่อไป หากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ อาจจัดทำเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงได้ตามสภาพการเปลี่ยนแปลงของเอกสารข้อมูล

ตัวอย่างที่ 5 บัญชีหัวเรื่องเฉพาะวิชาตามลำดับของเอกสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับประเภทของห้องสมุด

ที่อ่านหนังสือประจำหมู่บ้าน
คก ห้องสมุดประชาชน

ห้องสมุดประชาชนตำบล
ห้องสมุดประชาชนจังหวัด
ห้องสมุดประชาชนอำเภอ
คส ห้องสมุดประชาชนเมืองหลวง

ห้องสมุด
คก บรรณารักษศาสตร์
คค ห้องสมุดเฉพาะ

ห้องสมุดประชาชน
ห้องสมุดสถาบันการศึกษา
หอสมุดแห่งชาติ
ห้องสมุดเฉพาะ
คก ห้องสมุด

ห้องสมุดประชาชน
คก ห้องสมุด
คค ที่อ่านหนังสือประจำหมู่บ้าน

ห้องสมุดประชาชนจังหวัด
คก ห้องสมุดประชาชน
คค ที่อ่านหนังสือประจำหมู่บ้าน

ห้องสมุดประชาชนตำบล
คก ห้องสมุดประชาชน

ห้องสมุดประชาชนภาค
คค ที่อ่านหนังสือประจำหมู่บ้าน
คก ห้องสมุดประชาชน

ห้องสมุดประชาชนเมืองหลวง
คก ห้องสมุดประชาชน

ห้องสมุดประชาชนอำเภอ
คค ที่อ่านหนังสือประจำหมู่บ้าน
คค ที่อ่านหนังสือประจำหมู่บ้าน
คก ห้องสมุดประชาชนจังหวัด

ห้องสมุดมหาวิทยาลัย
คก ห้องสมุดสถาบันการศึกษา

ห้องสมุดโรงเรียน
คก ห้องสมุดสถาบันการศึกษา

ห้องสมุดสถาบันการศึกษา
คก ห้องสมุด
คค ห้องสมุดมหาวิทยาลัย

หอสมุดแห่งชาติ
คก ห้องสมุด

อธิบายคำย่อ

คก (คำที่กว้างกว่า) ตรงกับภาษาอังกฤษว่า BT (Broader Term)
คค (คำที่แคบกว่า) ตรงกับภาษาอังกฤษว่า NT (Narrower Term)
คส (คำที่สัมพันธ์กัน) ตรงกับภาษาอังกฤษว่า RT (Related Term)

จากตัวอย่างที่เรียงลำดับบัญชีหัวเรื่องเฉพาะลำดับตัวอักษรในตัวอย่างที่ 5 จะเห็นได้ว่า นักสารนิเทศ สามารถควบคุมข้อมูลที่เกี่ยวกับหัวข้อประเภทของห้องสมุดได้อย่างทั่วถึงจากการคิดหัวเรื่องเฉพาะขึ้นใช้เอง อำนวยความสะดวกอย่างมากต่อการจะใช้เป็นหัวเรื่องของเอกสารที่มีอยู่ในศูนย์เอกสารว่าเป็นเอกสารเกี่ยวกับห้องสมุดประเภทใด หัวข้อเฉพาะอื่น ๆ เมื่อได้จัดทำตามตัวอย่างที่แสดงให้ดูตั้งแต่ตัวอย่างที่ 1ถึง ตัว อย่างที่ 5 แล้ว จะนำมาลำดับตามตัวอักษรที่สมบูรณ์ทั้งหมด โดยหนังสือหัวเรื่องเฉพาะวิชา จะจัดพิมพ์เป็น 3 ส่วน ดังตัวอย่างที่ 1, ตัวอย่างที่ 4 และตัวอย่างที่ 5

หน้าสารบัญ