เทปแม่เหล็ก ( MAGNETIC TAPE ) มาตรฐานของเท็ปแม่เหล็กสำหรับใช้ในระบบคอมพิวเตอร์ปกติใช้ขนาดกว้าง ? นิ้ว เป็นเทปที่ทำด้วยสารไมลา ( MYLAR ) เคลือบด้วยสารที่ทำให้เกิดอำนาจแม่เหล็กได้ เทปขนาด ? นิ้ว และ 1 นิ้ว ก็มีใช้ บิทคือเรคคอร์ดในช่วงที่วิ่งตามความยาวของเทป เทปรุ่นเก่าเป็นแบบ 7 ช่อง เทปรุ่นใหม่เป็นแบบ 9 ช่อง ตัวอักษรที่บรรจุลงเนื้อเทป จะรวมของแต่ละบิทที่เกิดตามขวางของเทปที่ถูกแทนรหัสในแต่ละช่องเทปจะมีความจุ 800, 1600, 3200, และ 6250 ตัวอักษรต่อนิ้ว เทปจะถูกอ่านด้วยความเร็ว 36 ถึง 200 นิ้วต่อนาที ความยาวของเทปต่อม้วนประมาณ 2400 ฟุต
ลักษณะของเทปแม่เหล็ก
อุปกรณ์บันทึกหรืออ่านข้อมูลจากเทปแม่เหล็ก ( MAGNETIC TAPE DRIVE ) เป็นอุปกรณ์ที่มีความเร็วในการทำงานสูงมีลักษณะคล้ายแคสเซ็ทหรือเครื่องบันทึกเทป ( CASSETEหรือ RECORDER) ที่ใช้กันตามบ้าน อุปกรณ์ชนิดนี้สามารถอ่านข้อมูลจากเทปแม่เหล็ก และบันทึกข้อมูลลงในเทปแม่เหล็กได้
เทปแม่เหล็กเป็นได้ทั้งข้อมูล ( INPUT ) ที่ป้อนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์และเป็นผลลัพธ์ ( OUTPUT) ที่ได้รับจากการประมวลผลของระบบคอมพิวเตอร์ อีกทั้งยังเป็นสื่อที่มีความสามารถในการเก็บบันทึกข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก และสามารถประมวลผลในลักษณะแบซ ( BATCH MODE )ได้
การบันทึกข้อมูลลงบนเทปแม่เหล็ก สามารถทำได้ 2 วิธีคือ
1. ทำการบันทึกโดยใช้ตู้เทป ( MAGNETIC TAPE DRIVE ) จะมีการเขียนโปรแกรมเพื่อสั่งให้ตู้เทปทำการอ่านข้อมูลจากอุปกรณ์นำข้อมูลเข้า ( INPUT DEVICE ) ที่ได้แก่ เทอร์มินอล ( TERMINAL) ลงไปบันทึกเก็บไว้ในเทปแม่เหล็กซึ่งถือว่าเป็นผลลัพธ์ ( OUTPUT) การอ่านข้อมูลจากม้วนเทปหรือการบันทึกข้อมูลลงไปบนม้วนเทป จะทำได้โดยการเขียนโปรแกรมสั่งให้หัวอ่านเขียน ( READ / WRITE HEAD) ที่อยู่ภายในตู้เทป ( TAPE DRIVE ) ทำการอ่านหรือบันทึกข้อมูลดังกล่าว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของงานที่ได้ระบุไว้
2. ทำการบันทึกโดยอุปกรณ์ที่เรียกว่า คีย์ทูเทปเอ็นโค๊ดเดอร์หรือคีย์ทูเทปซิสเต็ม ( KEY - TO - TAPE ENCODER หรือ KEY - TO - TAPE SYSTEM ) ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่จะใช้บันทึกข้อมูลลงเทปแม่เหล็กโดยผ่านทางแป้นพิมพ์ ( KEYBOARD) มีลักษณะคล้ายคลึงกับเครื่องเจาะบัตร ( KEYPUNCH MACHINE ) โดยจะใช้พนักงาน ( OPERATOR) ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลจากเอกสารเบื้องต้น ( SOURCE DOCUMENT ) ที่ได้แก่ ใบสั่งซื้อ หรือ ใบแจ้งขายลงไปบนม้วนเทป ขณะที่พนักงาน ( OPERATOR) กดแป้นพิมพ์ของตัวอักษรใดเครื่องนี้ก็จะทำการแปลงตัวอักษร ดังกล่าวให้เป็นรหัสโดยทำให้เกิดจุดแม่เหล็กบนม้วนเทป ในขณะเดียวกันข้อมูลที่พนักงาน ( OPERATOR) บันทึกจะไปปรากฏบนหน้าจอของเครื่องด้วย เพื่อให้พนักงาน ( OPERATOR) ได้มำการตรวจสอบข้อมูลนั้นจนแน่ใจว่าถูกต้องเสียก่อนจึงผ่านไปบันทึกเก็บลงในเทปแม่เหล็ก ซึ่งถือว่าเป็นผลลัพธ์ ( OUTPUT) ที่ได้รับจากคีย์ทูเทปเอ็นโค๊ดเดอร์ ( KEY - TO - TAPE ENCODER )
ในกรณีที่อุปกรณ์นำข้อมูลเข้า ( DATA ENTRY DEVICES ) หลาย ๆ ตัวร่วมกันใช้ตู้เทป ( TAPE DRIVE ) ตัวเดียวกันในการจัดทำผลลัพธ์เพื่อบันทึกลงบนม้วนเทปเดียวกัน ( MAGNETIC TAPE OUTPUT) เราจะเรียกลักษณะนี้ว่าคีย์ทูเทปซิสเต็ม ( KEY - TO - TAPE SYSTEM )
คุณลักษณะของการประมวลผลโดยใช้เทปแม่เหล็กจะประกอบด้วย
1. เทปแม่เหล็กเป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลที่มีปริมาณมากได้ ทั้งนี้เพราะว่าเทปแม่เหล็กประมวลผลได้เร็วและยังเก็บบันทึกข้อมูลได้เป็นจำนวนมากอีกด้วย ผู้ใช้จึงนิยมใช้เทปแม่เหล็กเป็นแฟ้มข้อมูลหลัก ( MASTER FILE ) ที่ใช้เก็บบันทึกข้อมูลจำนวนมากของกิจการ เช่น กรมสรรพากรจะใช้เทปแม่เหล็กเก็บบันทึกข้อมูลของผู้เสียภาษีทั้งหมดไว้
2. เทปแม่เหล็กจะใช้ประมวลผลในลักษณะการประมวลผลแบบเรียงลำดับ ( SEQUENTIAL PROCESSING ) การประมวลผลในลักษณะเรียงตามลำดับ ( SEQUENTIAL PROCESSING ) หมายความว่าเราจะให้คอมพิวเตอร์เริ่มต้นอ่านที่เรคคอร์ด ( RECORD) แรกของเทปแล้วทำการประมวลผลที่เรคคอร์ด ( RECORD) แรกนั้นจนเสร็จ หลังจากนั้นจึงอ่านที่เรคคอร์ด ( RECORD) ที่ 2 ต่อไปเรียงตามลำดับแล้วทำการประมวลผลจนเสร็จ แล้วจึงเริ่มอ่านเรคคอร์ด ( RECORD) ต่อไป ทำอย่างนี้เรื่อยไปจนกระทั่งหมดข้อมูลในม้วนเทป
การประมวลผลในลักษณะเรียงตามลำดับ ( SEQUENTIAL PROCESSING ) จะไม่นำไปใช้งานที่มีการประมวลผลในลักษณะออนไลน์ ( ON - LINE - PROCESSING) เป็นอันขาด ทั้งนี้เนื่องจากว่าเทปแม่เหล็กเหมาะสำหรับการประมวลผลแบบแบซ ( BATCH PROCESSING ) เท่านั้น แต่จะไม่เหมาะสำหรับการประมวลผลแบบทันทีทันใด ( IMMEDIATE PROCESSING)
3. การเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขข้อมูลในเรคคอร์ด ( RECORD) ใดบนม้วนเทปไม่สามารถที่จะเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลบนเทปนั้นได้โดยตรงแต่จะต้องอาศัยเทปอีกม้วนหนึ่งเข้าช่วยจึงทำให้เกิดแฟ้มข้อมูลอีก 1 แฟ้มโดยอัตโนมัติ สำหรับแฟ้มข้อมูลแรก ( ORIGINAL FILE ) จะเก็บไว้เป็นแฟ้มข้อมูลสำรอง ( BACK UP ) ส่วนแฟ้มข้อมูลที่เกิดขึ้นใหม่ ( NEW FILE ) จะเป็นแฟ้มข้อมูลที่บันทึกข้อมูลที่ได้ผ่านการแก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลภายในแฟ้มข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ( UP - TO - DATE )
โดยปกติแล้วการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขข้อมูลใดๆ ในแฟ้มข้อมูลมักจะไม่เปลี่ยนหรือแก้ไขโดยตรงที่แฟ้มข้อมูลนั้น ทั้งนี้เพราะว่าต้องการให้มีระบบสำรองแฟ้มข้อมูลไว้ โดยที่ใช้แฟ้มข้อมูลแรก ( INPUT FILE ) เป็นม้วนเทปสำรอง ( BACK UP TAPE ) เพื่อป้องกันในกรณีที่แฟ้มข้อมูลใหม่ ( NEW FILE ) ได้ถูกทำลายไป ข้อมูลลบหายไปหรือข้อมูลถูกแทนที่ด้วยข้อมูลอื่น หรือถูกขโมยไป ผู้ใช้ก็สามารถนำเอาแฟ้มข้อมูลแรก ( ORIGINE INPUT FILE ) มาปรับ ( UPDATE) กับข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้เกิดแฟ้มข้อมูลใหม่ ( NEW FILE ) ขึ้นใหม่ได้
4. มีความจำเป็นที่จะต้องมีการควบคุมให้มีการเก็บรักษาข้อมูล ส่วนมากแล้วธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่มักจะใช้เทปแม่เหล็กจำนวนนับพันม้วนในการบันทึกข้อมูลของธุรกิจไว้ในเทปเท่านั้น เนื่องจากจำนวนม้วนเทปที่ใช้มีจำนวนมาก จึงต้องสร้างห้องหรือพื้นที่ส่วนหนึ่งใช้เป็นที่สำหรับเก็บม้วนเทปเหล่านี้ที่เรียกว่าห้องสมุดเทป ( TAPE LIBRARY )